CASE 導入事例

以前はオンプレミス型の勤怠管理システムを利用していました。

日々の勤務状況をチェックできるのは勤怠管理担当者だけで、従業員は自分の勤務状況をチェックできませんでした。そこで、毎月末になると、打刻忘れを確認するための「打ち忘れチェックリスト」と、最終的な勤務状況の確認を行う「就業週報月報」の2つの勤怠表を紙書類で出力し、従業員と所属長に確認ハンコを押してもらう作業をしていました。

当社には5つの拠点があるため、勤怠表の出力、配布、押印、収集といった作業に手間と時間がかかります。出向社員や派遣社員を除く約60名分の勤怠チェックから給与計算完了までに最大2週間もかかる状況でした。

さらに、2020年に新型コロナウイルス感染症が拡大してからは、テレワーク、在宅勤務時の勤怠管理も課題となっていました。

タイムレコーダー以外に出退勤時刻を把握する方法がなかったので、従業員には表計算ファイルに在宅勤務日の出退勤時刻を入力させていました。勤怠管理担当者はこの表計算ファイルの内容を「打ち忘れチェックリスト」に転記していたので、事務作業の手間がさらに膨らんでいました。

感染症対策として会社は在宅勤務を推奨していましたが、オンプレミス型の勤怠管理システムを利用していたため、勤怠管理担当者は締め作業のために出社せざるを得ない状況でした。このような状況を改善するため、勤怠管理システムをリプレイスすることにしました。

CYBER XEEDはインターネット経由ですべての従業員がアクセスでき、打刻忘れなど自分の出退勤データをいつでも確認することができます。有給休暇や時間外勤務などの申請ワークフローも備えていたので、メールや紙書類で運用していた各種届出もデジタル化できる点が良かったです。

在宅勤務時の出退勤管理については、パソコンで打刻できる「e-clocking」で解決できました。パソコン画面上の「出勤」「退勤」ボタンを押せば、CYBER XEEDに打刻データが自動で反映されますので、不正入力が防止できます。

サーバー等が不要で初期投資を抑えて導入できることや、月額サービス費用が当社の会社規模にあっていたことも導入の決め手でした。

導入の打ち合わせは全部で3回ありました。用意された所定のフォーマットに情報を入力するとSEの方がシステム設定を行ってくれたので、こちらの作業が明確化されシステムの専門知識が無くても導入対応ができました。

初めて導入するワークフローシステムに従業員が混乱しないよう、各種届出のメニュー表記をわかりやすくしたいとSEの方にリクエストしました。たとえば、半日休暇と時間単位の休暇の届出を分ける、同じ不在届でも理由によって「在宅勤務届」「出張届」「終日不在届」などに分ける、などの設定をしました。

新しいシステムがスムーズに定着するよう、設定や運用方法はSEの方に都度相談に乗っていただきながら一つ一つ決めていきました。

オフィス勤務時にはICカード方式のタイムレコーダーで打刻を行い、在宅勤務時には「e-clocking」で打刻を行います。有給休暇の取得や残業、直行直帰を行う際にはCYBER XEEDの届出承認ワークフローで上長の承認を得ます。

トップメニューには従業員と所属長のそれぞれに、打刻忘れや残業時間の合計を表示するアラートが表示されます。アラートをチェックすることで従業員は自分の働き方を意識し、所属長は働き過ぎの部下がいないかマネジメントを行います。

勤怠管理担当者は月半ばと月末の2回程度、届出申請に対して正しく勤怠が登録されているか、打刻忘れがないかなどのチェックをCYBER XEED上で行い、各個人に対応依頼を行います。毎月第3営業日までにはすべての登録と、本人および所属長の最終確認を行い、締め作業を完了します。

以前は、勤怠チェックや届出申請の際に紙書類を必要としていましたが、CYBER XEED導入後は完全にペーパーレス化することができました。勤怠表の出力、配布、押印、収集の必要がなくなり、すべてをシステム上で完結できるので、事務作業が大幅に効率化しています。今まではいつ終わるのかなかなか読めなかった締め作業が、月初第3営業日には確実に終わるようになりました。これまで避けていた月末・月初の打ち合わせにも余裕を持って参加できるようになりました。

在宅勤務時の勤怠管理の課題も解決しています。「e-clocking」で正確な出退勤時刻が取得できるので、従業員に提出させていた出退勤時刻の表計算ファイルは廃止しました。オンプレミス型のシステムと違い、自宅パソコンからでもシステムにアクセスできるので、勤怠管理を完全リモートで行うことも可能になっています。

CYBER XEED導入をきっかけに、給与明細の電子化も行いました。給与システムから給与データをCYBER XEEDにインポートして、公開日を指定するとCYBER XEED上で給与明細を確認することができます。以前は紙の給与明細を手渡ししていましたが、コロナ禍で在宅勤務が推奨されるようになってからは、明細をすぐに手渡せないことが増えていました。給与明細の電子化は従業員からも好評です。

勤怠データを日次で出力できるオプション機能「デイリーデータ出力」の利用を検討しています。当社では、業務改善プロジェクトがどのぐらい労働時間の削減に貢献したかなどの検証を定期的に行っています。個人の労働時間データが日次単位で、加工しやすい形で出力できれば、より細かい分析を行うことができると期待しています。

CYBER XEEDの導入によって、勤怠管理、届出申請の効率化は実現できたので、今後はさらなる業務改善に繋がるような活用方法を模索していきたいと思います。