CASE 導入事例

紙のタイムカードで勤怠管理をしていたため、労働時間をタイムリーかつ正確に把握ができないことが課題でした。

例えば紙のタイムカードですと、お客様先から直帰する場合に当日中の打刻ができません。社員には後日手書きで出退勤時間を記入させていましたが、月末にまとめて記入されることが多く、出退勤時間が不正確なものになりがちでした。会社としては、申告された時間をそのまま信じるしかありません。

残業や休日出勤については、グループウェア上に届出・承認の手続きをするワークフローを用意していましたが、届出・承認の有無に関わらずタイムカードに打刻できてしまうため、ワークフローが形骸化していました。所属長が把握していない深夜残業や休日出勤が多発しており、会社として勤務状況や残業時間の把握、管理が十分にできていませんでした。

月末の勤怠締め作業も大きな負担でした。長野ヤナセ、長野ヤナセAG、みすずホールディングスの3社あわせて130人を超える社員がいるため、労働時間の集計は丸1日がかりの作業でした。労働時間、特に残業時間の正確な把握や、非効率な勤怠締め作業の改善、これらを実現するため勤怠管理のシステムの導入を決めました。

ICカードを使ったタイムレコーダーでの打刻や、PCやスマートフォンでの打刻など、複数の打刻方式が用意されている点が良かったです。当社には、直行直帰がある営業スタッフ、サービススタッフの他に、経理や事務などの内勤スタッフがおります。職種や働き方にあわせて最適な打刻方式を選ぶことができました。

課題としていた労働時間の管理については、残業や休日出勤のワークフロー機能 をはじめ、しきい値を超えた残業が発生した場合に対象者にアラートメールを自動送信するなど、十分な機能を有していました。

CYBER XEEDがクラウドサービスであったことも採用決定の理由でした。システム保守・管理にかかる工数を考えると、クライアントサーバー型のシステムは最初から考慮していませんでした。また、当社のグループ会社のみすずコーポレーションでは以前からアマノ株式会社の勤怠管理システムを利用しており、アマノグループへの信頼感も採用理由の一つでした。

SEの対応は素晴らしかったです。システム利用開始までに3回の打ち合わせがありましたが、当社側で行う準備は提供されたワークシートに情報を記入するだけで、不足している部分は丁寧にヒアリングしていただきました。導入作業は特に負担に感じるものではありませんでした。

システム利用開始後も、サポートセンターを通じてフォローしていただきました。例えば、当社では社員とパート従業員で勤怠締め日が異なります。異なる締め日もCYBER XEEDで一括管理できないかを相談したところ、システム内の仕様変更を行い、対応してくれました。きめ細かなサポート対応には満足しています。

営業スタッフや外勤スタッフは、スマートフォンやPCで打刻を行い、サービススタッフや内勤スタッフはICカード方式のタイムレコーダーで打刻を行っています。残業や休日出勤、有給休暇取得時にはCYBER XEEDのワークフローで届出を行い、上長の承認を得ないと実績としてシステムに反映されない仕組みにしています。

当社はカーディーラーという業種のため、整備士などのサービススタッフには1人1台のPCが割り当てられていません。自分の残業時間や有給休暇残日数をCYBER XEEDでチェックすることが難しいため、労務担当側で従業員の残業時間や有給休暇取得状況をまとめた帳票を作成して、所属長向けに配布をしています。CYBER XEEDは柔軟にデータ出力ができるので、こういった帳票を自由に作成できる点が管理者としては嬉しいですね。

重宝している機能としては「スケジュール作成機能」があります。当社はシフト制で休日が固定されていません。そこで毎月末、各営業所に翌月の従業員シフト表を提出させ、それを本社で集約し「スケジュール作成機能」にデータインポートをして、シフトを一括登録しています。以前は、出勤している従業員が休日出勤かどうかをすぐには判別できなかったので、これも大きな変化です。

労働時間、残業時間の集計は、システム上の自動集計に変わることで劇的に効率化しました。月末の勤怠締め作業にかかる工数は1/10程度に削減されています。

特に効果が大きいのは残業時間の削減です。CYBER XEED導入後、グループ会社全体の残業時間は20％程度削減されました。（人員規模は導入当初から比べると1.4倍程に増員されており、総労働時間も格段に大きくなっているため、一概に比較はできませんが一人当たりの残業平均値で算出）人件費に換算すると、年間1,000万円以上のコスト削減が実現しており、この効果には経営層も大変驚いていました。残業時間の「見える化」が実現したことで、従業員の意識、行動が大きく変化したのだと思います。

システムには過去のデータが保存されているので、残業抑制の取り組みが、前々年度、前年度と比較してどのような効果を上げているかもチェックできるようになりました。36協定に定められた労働時間の遵守、有給休暇の取得が、会社として実現できるようになりました。

労働時間、残業時間の集計は、システム上の自動集計に変わることで劇的に効率化しました。月末の勤怠締め作業にかかる工数は10分の1程度に削減されています。

CYBER XEEDからのお知らせや通知がさらに充実すればいいなと感じます。自分専用のPCを割り当てられていない従業員も毎日必ず打刻は行いますので、打刻端末を通じて「今月の残業時間が〇時間を超えています」などのメッセージが発せられると理想的です。

CYBER XEEDは、定期的なバージョンアップによりユーザーの声を反映した機能追加がなされるそうなので、このような機能の実装に期待しています。