PRIVACY POLICY 個人情報の取扱いについて

1個人情報保護マネジメントシステムの制定、維持に関する事項

• 1-1

  個人情報保護に関する当社独自の個人情報保護マネジメントシステムを制定し、遵守します。

• 1-2

  個人情報保護マネジメントシステムは定期的に見直しをはかり、継続的に改善します。

• 1-3

  個人情報保護に関する継続的な教育・啓蒙を全従業員に行います。

• 1-4

  本方針は、当社のホームページに掲載することにより、いつでも閲覧可能な状態とします。

2法令及び国が定める指針その他の規範に関する事項

• 2-1

  個人情報に関する法令、及び国が定める指針その他の規範に基づいて、個人情報保護マネジメントシステムに折り込み、遵守します。

3保有個人データの安全管理のために講じた措置

• 3-1

  組織的安全管理措置

  • ① 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業員及び当社従業員が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報の取扱いに関する社内規程に違反している事実、または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
  • ② 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
• 3-2

  人的安全管理措置

  • ① 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施しています。また個人情報の秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
• 3-3

  物理的安全管理措置

  • ① 個人情報を取り扱う区域において、従業員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
  • ② 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないような措置を実施しています。
• 3-4

  技術的安全管理措置

  • ① アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報等の範囲を限定しています。
  • ② 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
• 3-5

  外的環境の把握

  • ① 個人情報を海外に保管する場合は、保管する国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

4個人情報の取得、利用、提供に関する事項

• 4-1

  個人情報の取得にあたり、お客様、及び全従業員に対し利用目的を明らかにし、同意を得ます。

• 4-2

  当社は、個人情報の利用にあたっては、以下のような利用目的を定めております。個人情報の目的外利用は行わないこととし、そのための措置を講じます。

  • 保有個人データに関する利用目的
    • ① 当社へお問い合わせいただいた方に関する個人情報は、当該お問い合わせ内容の確認及び回答等、ご本人様へのご連絡のために利用します。
    • ② 当社へ来社される方に関する個人情報は、入退館者としての記録等、当社のセキュリティ確保のために利用します。
    • ③ 採用応募者本人から取得した個人情報は、採用選考、及び選考後のご連絡等手続きのために利用します。
    • ④ 当社の社員に関する個人情報は、従業員としての雇用管理及び各種関連法令に基づく所轄官庁への届け出等業務遂行のために利用します。
    • ⑤ サポート対応コールセンターにお問い合わせいただいたお電話については、お問い合わせに対して適切に対応・管理するために、録音させていただきます。
    • ⑥ 取引先各社、他社の役員及び社員等に関する個人情報は、業務上必要な諸連絡・商談等に利用します。
  • 保有個人データに該当しない個人情報の利用目的
    • ① 当社が就業管理サービス及び給与計算処理サービス等の情報処理サービスを行うために取扱いの委託を受けた個人情報は、データ登録、給与計算等当該業務を適切に遂行するために利用します。
    • ② ①の個人情報は、データに不具合が発生した場合の調査・検証、及び勤怠管理・給与計算等に係る更新プログラムの検証・評価のため、仮名加工情報に加工し利用することがあります。
    • ③ 就職サイトから提供された個人情報については、採用選考、及び選考後のご連絡等手続きのために利用します。
• 4-3

  当社は、個人情報の利用にあたり、違法、または不当な行為を助長しまたは誘発する恐れのある方法による利用は行わないこととし、そのための措置を講じます。

• 4-4

  取得した個人情報は、適切に管理し、利用目的に限定した使用とし、お客様及び本人の承諾を得たもの以外の第三者に一切提供、開示しません。ただし、以下の場合においては、個人情報保護責任者の責任の下、適切に判断し、対処いたします。

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5個人情報の開示等の請求等に関する事項

• 5-1

  ご提供いただいた情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用停止、消去及び提供の停止、第三者提供記録の開示のご請求の場合には、当社規程に基づき対応いたします。（4―2の（2）に該当する個人情報については除きます。）

6個人情報の共同利用（アマノグループ）

当社は、お客様及び社員の個人情報について、利用目的の範囲内でアマノグループの各社間で共同利用することがあります。なお、共同利用及び個人情報の受け渡しに際しては、適切な安全管理措置を講じます。

• 6-1

  お客様の個人情報

  • 共同利用する目的：お客様に対して、サービスのご案内、ご提供をするため
  • 共同して利用する項目：お客様の氏名、住所、メールアドレス、その他個人情報
  • 取得方法 : 書面、及び電子媒体による取得
  • 共同利用する会社：アマノ株式会社及びアマノグループ各社
  • 共同利用する会社の住所：横浜市港北区大豆戸町275番地
  • 共同利用する会社の代表者：代表取締役社長　山﨑 学
  • 共同利用の管理責任者：アマノ株式会社　個人情報保護管理者
• 6-2

  社員の個人情報

  • 共同利用する目的：社員の人事情報の運用管理を実施するため
  • 共同して利用する項目：氏名、住所、メールアドレス、その他運用管理上必要となる項目
  • 取得方法 : 書面、及び電子媒体による取得
  • 共同利用する会社：アマノ株式会社
  • 共同利用する会社の住所：横浜市港北区大豆戸町275番地
  • 共同利用する会社の代表者：代表取締役社長　山﨑 学
  • 共同利用の管理責任者：アマノ株式会社　個人情報保護管理者

7個人情報に関する「苦情・相談窓口」の設置について

• 7-1

  当社では、皆様から取得した個人情報の取扱全般に関するお問い合わせ等について、「苦情・相談窓口」を常設しております。ご意見やご要望などがございましたら、以下までご連絡くださいますようお願い申し上げます。

  アマノビジネスソリューションズ株式会社「苦情・相談窓口」個人情報保護事務局

  個人情報保護管理者：事業企画推進部　部長　高橋 朋幸
  〒222-0011　横浜市港北区菊名7丁目3番24号 アマノギャラクシービル
  TEL：045-430-1950
  （平日 9:00～17:00）　
  FAX：045-430-1952　
  E-Mail：abs_privacy@amano.co.jp

• 7-2

  当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情相談の申出先は以下の通りです。

  認定個人情報保護団体の名称

  一般財団法人　日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）

  苦情相談申出先

  プライバシーマーク推進センター　認定個人情報保護団体事務局
  TEL：0120-700-779