CASE 導入事例

以前はタイムカードの記録から労働時間を集計して給与計算を行っていました。しかし、労働時間の集計作業、給与計算システムへの入力作業など、勤怠管理担当者の事務作業負担が非常に大きいことが課題でした。

さらに、各店舗の従業員が行う残業申請は店長が確認し、本社管理部門に送付されますが、それらの取りまとめが月末になる傾向があったため、勤怠管理担当者の月末・月初の業務がさらに繁忙する原因となっていました。このような勤怠管理、労務管理の課題を解決するため、勤怠管理システムの導入を検討しました。

当社には1961年の創業以来培ってきた素晴らしい文化や仕組みが多数あります。しかし、時代にそぐわないものについては改善が必要です。基幹業務に関しては正確性、効率化を追求するため積極的にシステム導入を行ってきましたが、勤怠管理もその対象でした。

労働時間の集計作業の効率化、給与計算システムとのデータ連携、店舗と本社の一元管理、といった条件を軸に各社サービスの比較検討を行い、すべての条件を満たしたCYBER XEEDを選定しました。

まず、CYBER XEEDは労働時間、残業時間などをシステムが自動集計するので、勤怠管理担当者の作業工数削減が期待できました。給与計算システムとのデータ連携については、使用している給与計算システムにあわせてCYBER XEEDから出力されるデータの形式を設定してくれるため、この点も問題ありませんでした。

店舗と本社の一元管理を実現するため、クラウド型の勤怠管理サービスを検討していましたが、セキュリティ面やデータ管理に不安を残したくありませんでした。そこで、長年にわたり勤怠管理サービスを提供してきたアマノグループの豊富な実績を評価して、CYBER XEEＤを選定しました。

新しい勤怠管理のやり方が従業員の負担になることを避けたかったので、これまでと同じ打刻方法が選べることも採用のポイントでした。店舗については、非接触のICカード打刻を以前から行っていたので、CYBER XEEDのICカード打刻「p-clocking」を採用することにしました。

本社や工場に関しては、パソコンやスマートフォンでの打刻も検討しましたが、ITに不慣れな従業員もいるため、これまでと同じ紙のタイムカード方式を採用できないものかと考えていました。これについて相談したところ、紙のタイムカードで打刻した情報が自動でCYBER XEEDに連携されるタイムレコーダー製品「ATX300」を提案いただきました。「ATX300」で集約したデータをCYBER XEEDに自動連携することで労働時間の集計作業を効率化することができます。

このように、複数の打刻方法の中から従業員にとって負担の少ないものを選べる点もCYBER XEED選定の理由でした。

CYBER XEEDはあらかじめ設定した就業規則にそって、正確に労働時間の集計を行うことができます。打ち忘れや申請データのチェックを行えば、あとは集計データを給与計算システムに取り込むだけです。勤怠管理担当者の集計作業、給与計算作業の工数を大幅に削減することができました。

労務管理の効率化という観点では、店舗の従業員からリアルタイムで残業等の申請が送られてくるので、承認までの時間を短縮でき、月末・月初の業務集中が軽減できました。また、出退勤の記録と時間数もあわせて見ることができますので、時間外労働の把握、乖離チェックも容易となり、適切な指導が行えるようになった点もメリットだと感じています。

経営的な観点では、人員配置が適正か、店舗の採算性と照らしてしっかり見極めることが重要です。CYBER XEEDなら、店舗ごとの従業員の動きをリアルタイムに把握することが可能です。個々のパーソナリティもあるため、それだけですべてを判断することは難しいところですが、勤怠の記録は１つの指標として活用しています。人員配置を見直したことで業務効率が改善した店舗もありました。

私たち経営層は出張が多いこともあり、社外からでもリアルタイムに従業員の働き方が把握できることはとても重要です。CYBER XEEDによって時間のロスを抑えて、素早く指示が出せる点も期待どおりの効果を実感しています。

業務の効率化、そして勤怠管理の正確さ、経営判断に活かせるというところでは、CYBER XEEDを導入して大きく業務改善ができたと思います。当社のように多店舗の管理や、離れた店舗の状況把握に課題をお持ちの企業には是非おすすめしたいと思います。